Nummer 6, november 2008
Najaarsnieuwsbrief functioneel beheer en informatiemanagement
In deze nieuwsbrief praten we je bij over aankomende congressen, een nieuw type Exin-examen dat in ontwikkeling is en we staan stil bij de laatste editie van het vakblad. Verder bespreken we het boek Functioneel beheer: kijk op bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT. Veel leesplezier!
ASL-BiSLjaarcongres 9 december in Bussum
De Nederlandse politie is participant van de ASL-BiSL foundation; dit houdt in dat de politie een rol speelt bij het beheren en uitdragen van het BiSL-gedachtegoed. In dat kader wordt er jaarlijks een congres georganiseerd. Het programma kent dit jaar vier stromen: Demand Management, Business - IT Alignment, ASL & BiSL
Practices en Interactivity. Keynotes worden verzorgd door prof. Jerry Luftman (Stevens Institute), prof. Rik Maes (UvA) en Boet Kreiken (CIO KLM). Ook zal op deze dag de ASL-BiSL Award worden uitgereikt. Voor meer informatie en aanmelding, zie www.asl-bisl.org.
Boekbespreking: kijk op bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT (Kees Ruigrok en Ernst Bosschers)
Tijdens de trainingen die de vtsPN verzorgt, wordt gewerkt met twee groene boeken: een naslagwerk en een managementguide. Recent is er een nieuw boek verschenen, dat vooral voor het inrichten en uitvoeren van het ‘uitvoerend functioneel beheer’ uitstekende handvatten biedt. In dit boek herkennen functioneel beheerders hun werkzaamheden direct. Er wordt niet alleen in termen van het BiSL-model gesproken, maar ook in termen en met voorbeelden die dagelijks in het werkveld voorkomen. Ervaren gebruikers die ‘slechts’ enkele beheertaak uitvoeren, herkennen zich eveneens. Het boek beschrijft duidelijk hoe de domeinen van applicatiebeheer, technisch beheer en functioneel beheer met elkaar samenwerken. Een eyeopener voor zij die in alle domeinen opereren en nuttig inzicht voor die organisaties waar een deel van het beheer is uitbesteed aan een externe partij. Verder wordt er stilgestaan bij het concept ‘procesmodel’: er worden processen beschreven zonder dat er iets gezegd wordt over de inrichting van de organisatie. Een belangrijke boodschap voor beheerders die vaak worstelen met het onderscheid tussen afdelingen en processen.
Er is een apart hoofdstuk gewijd aan technieken. Heel nuttig en compleet voor de beheerder die wel degelijk enige kennis hiervan moet hebben om documenten en specificaties te kunnen lezen en opstellen, maar geen expert is op het gebied van systeemontwikkeling. Door technieken te koppelen aan BiSL-processen, wordt het werk concreter en herkenbaarder gemaakt. Het hoofdstuk met checklists tot slot kan zowel functioneel beheerders als leidinggevenden goed helpen bij het opstellen van bijvoorbeeld een vacaturetekst, functieprofiel, het inrichten van een wijzigingsadministratie, het maken van specificaties en diverse testdocumenten. Het enige dat ontbreekt, is een beschrijving van de sturende en richtinggevende processen en dan vooral de relatie tussen de sturende en de uitvoerende processen. Hoe heeft ‘behoeftemanagement’ bijvoorbeeld invloed op ‘specificeren’ en voor welk proces biedt ‘contractmanagement’ kaders en richtlijnen? Ondanks dit gemis, is dit een uitstekende aanvulling voor elke functioneel beheerder. Lezen dus!
Functioneel Beheer Magazine
De derde editie van het Functioneel Beheer Magazine komt eraan! Het magazine bespreekt actuele issues op het terrein van functioneel beheer en informatiemanagement. De tweede editie bevatte onder andere een interview met Henk van Ophuizen, CIO van Hollands-Midden, tips voor omgang met leveranciers en een driedelige serie over de trend van spiritualiteit en modern leiderschap. Wil je toegevoegd worden aan de verzendlijst of alsnog een exemplaar van de tweede editie ontvangen? Stuur een e-mail naar conny.hermans@vtspn.nl. Ook als je een bijdrage hebt voor de volgende editie, kun je met haar contact opnemen.
Landelijke praktijkdag nr. 6 komt eraan
Op 22 januari vindt in Aalsmeer de zesde Landelijke Praktijkdag Functioneel Beheer plaats. Met al twee jaar meer dan 500 bezoekers, belooft het ook dit jaar weer een drukbezocht spektakel te worden. Het evenement vindt plaats in het Event Centre in Aalsmeer, een locatie die uitstekend bereikbaar is, zowel met de auto als het openbaar vervoer (er worden pendelbusjes ingezet). Op de vernieuwde website www.landelijkepraktijkdag.nl vind je meer informatie. Je kunt je hier aanmelden zodat je de nieuwsbrief krijgt toegestuurd, mee kunt discussiëren op het forum en documenten kunt opladen. Ook kun je hier je mening achterlaten omtrent verschillende functioneelbeheer-stellingen. Tot slot vind je op de site een terugblik, foto’s en een film over de Praktijkdag van 28 januari 2008.
Nieuwe naam toolkit 
Er zijn weer nieuwe producten toegevoegd aan de toolkit Informatiemanagement en Functioneel Beheer! Deze toolkit wordt aan alle korpsen en de vtsPN-medewerkers ter beschikking gesteld om zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van elkaars kennis en ervaring. De naam van de toolkit is recentelijk gewijzigd in Toolkit Beheersing informatievoorziening zodat de naam beter aansluit bij de diversiteit van het productaanbod. Hier vind je de toolkit. Tot slot aan eenieder de uitnodiging: als je producten hebt die aan de toolkit toegevoegd zouden kunnen worden, neem dan contact op met suzanne.franken@vtspn.nl of met henri.huisman@vtspn.nl.
Ervaringen met bovenregionale samenwerking in zuid-6
De Vraagunit van de vtsPN heeft reeds enkele jaren ervaring met het faciliteren van bovenregionale samenwerking. Elke keer blijkt dat deze processen niet lineair verlopen. Het gaat om functioneel beheer en de focus is niet alleen de functioneel beheerder, maar ook proceseigenaren, informatiemanagementadviseurs, CIO’s en service-liaisons. Bij elk veranderproces spelen de volgende vragen een rol:
• Kan functioneel beheer zelf het initiatief nemen of is ze volgend op de bewegingen van de gebruikersorganisatie onder leiding van de proceseigenaar?
• Is een goede ervaring in een ander verzorgingsgebied ‘simpel’ te kopiëren? Of zijn de verschillen in situatie en omstandigheden, zoals de organisatiestructuur, cultuur, leiderschap en communicatie, aanleiding voor een andere aanpak?
De korpsen in VG-Zuid hebben sinds 1997 energie gestopt in samenwerking. Vanaf 2005 geldt dit ook voor functioneel beheer en met de implementatie van de basisvoorzieningen van WP krijgt de functioneelbeheerorganisatie Zuid-6 vorm. Voor BVO en BVH is er sprake van een bovenregionale beheerorganisatie onder leiding van een zogenaamde primaatregio met een proceseigenarenoverleg Zuid6 als besluitnemend orgaan. De bovenregionale beheerorganisatie rondom BVCM is op dezelfde leest geschoeid en staat inmiddels in de steigers. Zuid6 gebruikt voor BVO nu nog zes databases, maar er wordt gewerkt aan een gezamenlijke database. Dit betekent dat voor BVO de standaardisatie van inrichting en gebruik van de informatievoorziening veel meer uitstraalt naar de gebruikersorganisatie en de FB-organisatie, dan voor BVH of BVCM. Dit verschaft de bovenregionale FB-organisatie BVO relatief meer ruimte en slagkracht.
Elke regio in Zuid6 gebruikt op dit moment een eigen Beaufort-systeem. De zes Beaufort-systemen zijn qua inrichting en gebruik zo verschillend, dat bovenregionaal beheer niet zinvol lijkt. Toch is er gestart met een FB-overleg Beaufort voor Zuid6. Elkaar vervangen bij de uitvoering van gebruikersondersteuning, is weliswaar niet goed mogelijk, maar gezamenlijk vernieuwingen oppakken (bijvoorbeeld door nieuwe wetgeving) kan wel. En dat is wat functioneel beheerders doen. De FB-samenwerking is nu een stimulans voor de gebruikersorganisaties om elkaar te ontmoeten over procesharmonisatie ter voorbereiding op de implementatie van de opvolger van Beaufort.
De inrichting van functioneel beheer is een afgeleide van de aansluiting die de gebruikersorganisatie en de IM&FB-organisatie met elkaar hebben over de optimale ondersteuning van de bedrijfsprocessen door informatievoorzieningen. De ruimte voor bovenregionale samenwerkingsverbanden is daarvan afhankelijk. Functioneel beheer opereert in het verlengde van de gebruikersorganisatie en kan dus niet te ver voor de muziek uitlopen.
Deze nieuwsbrief staat onder redactie van Jeroen Eijskoot en Suzanne Franken. Neem voor vragen, af- of aanmeldingen contact op met monique.bierman@vtspn.nl
Nieuw Exin-examen: vervolg op BiSL Foundation
Het vakgebied van functioneel beheer en informatiemanagement ontwikkelt zich razendsnel: steeds meer mensen behalen het Exin-certificaat, er verschijnen publicaties in vakbladen. Bij diverse organisaties, zowel bij het bedrijfsleven als de overheid, wordt serieus nagedacht over het inrichten van functioneel beheer en informatiemanagement. In dat kader heeft het exameninstituut Exin besloten om een vervolgexamen te ontwikkelen. Twee medewerkers van de vtsPN maken deel uit van het team dat dit vervolgexamen ontwikkelt. Heb jij het BiSL Foundation certificaat en wil je je verder ontwikkelen? Hou dan de informatie op www.exin.nl in de gaten.
Comments